Controle de contas a pagar e receber: saiba como ser mais eficiente
O controle de contas a pagar e a receber dentro de uma empresa é um processo, por vezes, negligenciado. Há empresários que sequer têm algum tipo de controle. Outros até fazem alguns registros, mas o trabalho é executado de maneira muito superficial e sem tanta eficiência.
Apesar do nome, esse controle vai muito além de simplesmente saber quanto tem a pagar ou a receber no final do mês. Ele é uma ferramenta de gestão capaz de ajudar você a melhorar a saúde financeira do seu negócio, evitar prejuízos com multas e prever o recebimento de seus clientes.
No artigo de hoje, vamos mostrar algumas dicas para você conseguir otimizar esse controle na sua empresa e poder gozar de todos os benefícios administrativos que essa gestão pode proporcionar ao seu negócio. Acompanhe!
Separe os gastos pessoais dos da empresa
Uma das primeiras medidas que devem ser tomadas para fazer um bom controle de contas é separar os gastos pessoais daqueles que são do próprio negócio. Muitos empresários acabam fazendo do caixa da empresa uma extensão da sua carteira, e pagam contas pessoais com o dinheiro dela ou com o saldo bancário.
Além de ser vista com maus olhos pelos órgãos de fiscalização, essa atitude prejudica (e muito) a gestão financeira e o controle de contas a pagar do seu empreendimento. Isso porque não há como fazer uma boa administração desses valores, uma vez que os gastos do negócio estão juntos com despesas totalmente desvinculadas a ele.
No caso, não dá para saber o custo efetivo do seu negócio, pois essa informação estará viciada com outros dados que não pertencem à empresa. Imagine, por exemplo, tentar identificar os custos com vendas de uma empresa que deixa juntos os gastos com compras de mercadorias para revenda e os pagamentos de despesas pessoais dos sócios. Essa se tornaria uma tarefa quase impossível, sem contar que o resultado não seria o real.
Projete o fluxo de caixa diariamente
Outra tarefa crucial para manter uma boa gestão de contas a pagar e a receber é fazer a projeção do fluxo de caixa diariamente. Essa ação servirá para que você tenha uma previsão do quanto de dinheiro vai entrar e sair do seu estabelecimento naquele dia.
Dessa forma, você tem uma noção básica do montante que precisará ser pago, bem como se os recursos disponíveis serão capazes de honrar com cada compromisso. Uma das principais vantagens desse processo é evitar que a sua empresa pague juros e multas decorrentes de atraso em pagamentos.
Registre todas as movimentações de entradas e saídas
Para garantir um bom controle de contas, também é imprescindível registrar todas as entradas e saídas que ocorrerem no seu negócio. Esse trabalho de gestão depende exclusivamente da escrituração prévia de tudo o que você vendeu ou comprou.
Sem esse controle, ficaria impossível realizar qualquer tipo de gestão de contas a pagar e a receber. O motivo é que não existiria fonte de dados para que você pudesse gerenciar, então não daria para administrar suas receitas e despesas.
Portanto, é necessário que você crie uma boa rotina de registro de tudo o que entra e sai do seu estabelecimento, mesmo aquelas movimentações de valores pequenos. Todas precisam ser devidamente registradas e monitoradas.
Faça a conciliação de cartões
A conciliação de cartões é de extrema importância, mas geralmente não é feita nas empresas. Ocorre que, nos estabelecimentos que oferecem essa possibilidade de pagamento aos seus clientes, notamos que um número muito grande de vendas é feito com cartões de crédito ou débito.
Sendo assim, se você pretende ter uma boa gestão de contas, principalmente das que têm a receber, é fundamental fazer esse controle de forma efetiva. Para tanto, você deve utilizar os extratos fornecidos pela própria operadora do cartão. Esse documento costuma ser disponibilizado no portal do cliente da empresa ou, até mesmo, no Internet Banking que a sua agência bancária oferece.
Nesse processo, também é muito importante ter cuidado com as taxas que são cobradas. Elas devem ser descontadas dos valores que você tem a receber e constituem um custo do seu negócio. Nesse contexto, também precisam ser registradas e controladas.
Utilize um software de gestão
O software é uma ferramenta essencial para quem deseja executar um bom controle de contas em sua empresa. Com ele, você consegue registrar todas as entradas e saídas, controlar o fluxo de caixa e fazer a conciliação de vendas com cartão.
Realmente, é possível fazer todas essas tarefas com sistemas mais simples, utilizados na maioria dos computadores. Entretanto, até mesmo em uma empresa pequena, pode ser impossível realizar algumas dessas tarefas sem o apoio de um software de gestão de qualidade.
Além de auxiliar no controle de contas, sistemas como esses proporcionam outros benefícios imensuráveis para um negócio, tais como: maior integração entre setores, geração de informações em tempo real que podem ser utilizadas na tomada de decisões, e maior controle entre os processos realizados em seu estabelecimento.
A tecnologia invadiu em cheio as empresas, e não há mais como pensar em um negócio desvinculado dela ou não utilizar um bom sistema de gestão que proporcione toda a integração de que o empreendimento necessita.
Elabore um planejamento financeiro
Por fim, você também precisará elaborar um bom planejamento financeiro. O objetivo principal dessa ferramenta é prever as receitas e despesas que ocorrerão em um prazo maior, que pode ser de alguns meses ou até mesmo anos.
Com o planejamento financeiro, você tem uma visão ampla do seu negócio e pode saber quais pontos precisam mais da sua atenção e de investimento.
Com base nessas informações e seguindo as dicas que mencionamos ao longo deste artigo, você não terá problemas para fazer o controle de contas a pagar e a receber do seu negócio. Assim, a empresa poderá se desenvolver de forma saudável.
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