Aprenda como fazer cotação de produtos corretamente

A cotação de produtos é um processo que serve, principalmente, para garantir os melhores preços nas compras realizadas dentro da sua empresa. Ao executar as ações necessárias, você consegue assegurar as condições mais favoráveis, o que contribui para impulsionar seus resultados.

No entanto, no geral, a cotação é executada de forma aleatória, sem seguir um padrão determinado ou rotinas específicas para essa finalidade. O resultado disso é bem simples: você não colhe os benefícios que poderiam ser proporcionados.

Neste artigo, mostraremos algumas dicas práticas para você implementar em sua empresa que vão facilitar o processo de cotação de produtos. Acompanhe-nos nesta leitura.

Como funciona a cotação de produtos?

Esse processo tem como característica a análise dos valores de produtos e serviços oferecidos pelos vários fornecedores que estão à disposição das empresas. A partir dessa prática, o setor de compras define qual é a empresa que vai vender algum item ou executar uma atividade para o seu estabelecimento.

Ele é bem diferente do orçamento, que é uma espécie de planejamento de compras feito para um período que pode ser de uma semana, um mês ou um ano. A cotação consiste na efetiva tomada de preços para a aquisição de determinado produto ou serviço.

Atualmente, os departamentos de compras têm utilizado ferramentas tecnológicas para fazerem o controle e a análise de preço dos produtos. Desse modo, garantem a melhor aquisição com preços, prazo de entrega e condições de pagamento adequados à necessidade da empresa.

Quais são as vantagens desse processo?

Como vimos, um dos principais benefícios da cotação de produtos é propiciar o melhor valor de compra. Hoje, a tecnologia possibilita às empresas o acesso a fornecedores espalhados pelos quatro cantos do país. Com isso, elas passam a ter dezenas de opções para adquirirem itens para comporem seus estoques.

Nesse sentido, torna-se ainda mais relevante pesquisar preços, prazos e condições de pagamento com diversos fornecedores antes de realizar uma compra. Essa atitude permite que você tenha um custo menor, disponibilidade do produto e seu pagamento dentro das melhores condições, o que impactará positivamente os resultados da empresa.

Como fazer a cotação de produtos corretamente?

Agora que você entendeu o que é e qual a importância de fazer a cotação de produtos, vamos mostrar a melhor estratégia para realizar o procedimento e implementá-lo na sua empresa. Continue lendo e entenda!

Defina os processos e materiais

A primeira ação é definir e padronizar um processo de cotação de produtos. Isso significa que você deve estipular os passos a serem dados para encontrar os fornecedores, além de pesquisar os preços e as condições que cada um pode oferecer, bem como as vantagens específicas que serão ofertadas caso sua empresa feche a compra com determinado fornecedor.

Outra medida que merece atenção é listar os materiais que você vai cortar da compra. Esse passo é muito importante para conseguir realizar todo o processo e não perder tempo cortando produtos que não serão repostos no momento.

Faça três cotações diferentes

Você também deve aplicar a regra de três cotações. Esse é um procedimento antigo, mas ainda muito negligenciado no âmbito empresarial. Apesar de ser feito há bastante tempo, estamos diante de uma estratégia que ainda proporciona bons resultados para quem sabe executá-la.

O conceito determina que, antes de efetuar uma compra, você deve fazer, no mínimo, três cotações com empresas distintas. Dessa maneira, é possível não apenas encontrar as melhores oportunidades de negócio, mas também comparar os preços praticados por fornecedores diferentes espalhados por todo o país.

Selecione os melhores fornecedores

A cotação de preços também possibilita que você seja capaz de escolher os melhores fornecedores para ter ao seu lado. O ideal é que você sempre tenha mais empresas fornecedoras de um mesmo item, para poder cotar preços diferentes com cada uma delas.

Construir um relacionamento sólido e amigável com esses comerciantes permite que você tenha mais poder de negociação e, consequentemente, preços, prazos de entrega e condições de pagamento mais vantajosos.

Ter bons fornecedores pode ser um diferencial para a sua empresa. Uma parceria como essa o coloca em outro patamar em seu mercado. É essencial contar com esses negócios para garantir que, além do melhor preço, seu estoque não fique desabastecido por causa de atrasos ou falhas nas entregas das suas compras.

Preze pelo custo-benefício

Apesar de a cotação de produtos ter como objetivo principal reduzir o preço de compra dos itens comercializados, você não deve se apegar somente a esse ponto. É importante avaliar, sobretudo, o custo-benefício da operação que está sendo realizada.

Em alguns casos, por exemplo, é mais vantajoso pagar um pouco mais por um produto e ter desconto em outro. Ou, ainda, obter fretes mais baratos ou simplesmente ficar livre dessa despesa que também vai impactar o custo final das suas vendas.

Por isso, o processo deve ser realizado com base em informações precisas, que ajudem você a fazer esse tipo de análise de forma mais efetiva. Para tanto, faz muita diferença contar com o auxílio de algumas ferramentas tecnológicas, como veremos no próximo tópico.

Utilize um cotador de preços

Por fim, devemos destacar que não há como imaginar o processo de cotação de produtos sem o apoio das ferramentas tecnológicas disponíveis para essa finalidade. A tecnologia entrou de vez no dia a dia das empresas e nos processos realizados dentro delas.

O Cotador WEB fornece facilidade e rapidez quando o quesito é realizar uma cotação eficiente. Pode-se apostar nessa ferramenta para buscar fornecedores, comparar preços e condições de pagamento, prazos e outras informações úteis que auxiliem você na tomada de decisão sobre o melhor negócio a ser firmado.

·        Como ele funciona?

Primeiro, o software de cotação recebe do seu sistema de gestão uma relação dos produtos de sua loja e, depois, ele organiza as informações e as disponibiliza aos fornecedores previamente cadastrados.

Na prática, esse processo significa garantir os melhores valores, prazos para pagamento e entrega, bem como os outros benefícios que ele pode proporcionar para a sua lucratividade.

Saiba as vantagens de se utilizar um cotador.

Ao usar a tecnologia nesses procedimentos, você potencializa o trabalho da sua equipe. O negócio ganha tanto em agilidade como em eficiência em todas as atividades desenvolvidas antes e depois dos processos de compra.

A Linear Sistemas oferece um cotador de preços WEB completo e de última geração para ajudar você a gerir seu estabelecimento.

Baixe esse conteúdo gratuito no qual explicamos como surgiu e funciona a cotação de preços a fundo!

Gostou deste artigo? Quer receber todos os conteúdos que postarmos aqui no blog a partir de hoje? Então, assine a nossa newsletter para não perder nada.