6 questões que você deve avaliar ao contratar um ERP para supermercados

Adquirir um ERP para supermercados que atenda exatamente às necessidades do seu negócio, ou continuar com o atual que “quebra um galho”? Eis a questão! Se optar por esse investimento, você não vai se arrepender. Mas, veja bem: a escolha de um software adequado deve ser pautada por critérios técnicos. Afinal, a solução é voltada para a melhora na performance geral da empresa.

Maior produtividade, menor exposição a erros e controle mais preciso dos fluxos são algumas das vantagens que só um Enterprise Resource Planning pode proporcionar. Por aí, já dá para perceber que esse é um recurso fundamental, cuja escolha deve ser feita com extremo cuidado.

E para ajudar você a tomar a melhor decisão, listamos os principais pontos a serem observados antes de investir em um ERP para supermercados. Aproveite as nossas orientações e boa leitura!

1. Adequação às necessidades do seu supermercado

Seu estabelecimento tem um fluxo muito grande de pessoas e de mercadorias ou apresenta movimento dentro da média? Quanto mais complexas forem suas operações, mais robusto deverá ser o seu sistema para supermercados.

Assim decidem, por exemplo, grandes redes atacadistas que trabalham com estoques imensos e que operam com uma extensa malha de distribuição. Para esse tipo de empresa, a demanda é por um ERP para supermercados que:

• permita gerir a cadeia de suprimentos de maneira a evitar atrasos;
• agilize a reposição de mercadorias em gôndolas e prateleiras, considerando as distâncias;
• conecte setores de compras, vendas e estoque;
• permita cadastrar mercadorias e antecipar custos com os impostos;
• ajude a gerenciar folhas de pagamento extensas, com seus encargos e possíveis comissões.

Agora, se o seu estabelecimento é de médio ou pequeno porte, considere escolher um sistema que seja suficiente para emitir e armazenar notas fiscais a partir da nuvem. Nesse caso, uma vantagem adicional é que sua implementação é mais simples. Pode ser feita até à distância junto com a empresa que o desenvolve.

2. Integração com outros sistemas e equipamentos

A função nobre de um ERP é servir como um sistema informatizado que promova a integração entre diferentes setores. Na indústria, uma das funcionalidades desse recurso é aferir a eficiência de equipamentos, ao mesmo tempo em que fornece dados para relatórios.

Já no comércio, a solução tecnológica interliga setores interdependentes, mas que não tenham as mesmas funções — como vendas e contabilidade. É como se ela fosse o “sistema dos sistemas”, e serve também como ponte para que setores distintos dialoguem entre si.

Nos supermercados, um uso clássico do ERP encontra-se nos seus Pontos de Venda (PDV). Isso porque, na hora do pagamento, a loja precisa ter uma retaguarda que garanta o recebimento dos valores pagos em cartão, em um processo conhecido como conciliação — um dos pontos mais sensíveis na gestão de um negócio.

Processos de conciliação que não sejam coordenados com um ERP de qualidade podem gerar o temido chargeback. Trata-se do estorno de valores pagos depois de uma venda concretizada, que pode ser feito de má-fé ou não. Sendo assim, é fundamental levar esse fator em consideração para não ter sustos depois.

3. Credibilidade do fornecedor

Você já deve ter ouvido um milhão de vezes que o barato pode sair caro, não é verdade? Nesse sentido, a escolha de um software para supermercados não deve levar em conta apenas o preço. Existem fornecedores de soluções mais experientes em determinados nichos do que em outros, e esse fator faz diferença.

Queremos dizer que enquanto há empresas que desenvolvem ERPs melhores para a indústria, outras se especializam no comércio. Além do mais, dentro do conjunto das que operam com o comércio, tem as que desenvolvem soluções específicas para supermercados.

Ainda há o fato de que um sistema desses não é como um produto que possa ser trocado ou consertado com facilidade, caso não se ajuste às suas demandas. A implementação de um ERP leva tempo, pessoas precisam ser treinadas e toda a operação passa a depender do seu funcionamento. Por isso, dê preferência a um fornecedor que também oferece um suporte pós-venda adequado.

Credibilidade e know how são fatores decisivos na hora de fechar negócio. E não decida até ter certeza de que o fornecedor tem condições de cumprir com todas as suas obrigações contratuais.

4. Segurança de informações

Não é apenas o chargeback que tira o sono de supermercadistas em todo o Brasil. As fraudes cometidas por pessoas de fora preocupam, mas são potencialmente menos lesivas se comparadas com as que surgem entre os próprios funcionários.

Houve até um caso de uma operadora de caixa que, em dois anos, se aproveitou de sua função para subtrair R$ 800 mil da unidade em que trabalhava. Provavelmente, a loja em questão não contava com um ERP configurado para prevenir esse tipo de ocorrência.

Preservar a segurança nas transações comerciais é uma das utilidades de um sistema eficaz. Por isso, certifique-se de que seu futuro software seja também um escudo contra possíveis fraudadores e golpistas.

5. Facilidade de implementação

O tempo é precioso no mundo dos negócios, e não seria diferente com os supermercados. Mais ou menos na linha do “trocar pneu com o carro andando”, todo supermercadista sabe que uma interrupção nas operações significa prejuízos quase irrecuperáveis.

Sendo assim, avalie um ERP pelo tempo que demanda para ser implementado e para que seus colaboradores estejam aptos a operá-lo com total desenvoltura.

6. Ajuste às leis fiscais

Um sistema eficaz também garante a emissão de notas fiscais dentro dos parâmetros determinados pelo fisco brasileiro. Aliás, não são apenas as notas que exigem atenção às leis, que mudam o tempo todo.

O SPED fiscal, por exemplo, exige a maior atenção das empresas no cumprimento das obrigações tributárias, já que seus layouts e funções estão sempre sujeitos a atualizações. Logo, um sistema funcional deve estar configurado para operar tendo em vista as exigências dos órgãos públicos, tanto fiscais quanto trabalhistas.

Finalmente, considere o custo-benefício antes de contratar um ERP para supermercados. Nem sempre o mais caro é o melhor. Portanto, uma decisão certeira vai depender da sua capacidade de pesar diversos fatores ao mesmo tempo.

A Linear Sistemas pode oferecer a solução ideal para as demandas do seu estabelecimento. Quer saber mais detalhes? Entre em contato com a gente!