Como automatizar processos e em quais setores fazer a automação?

No automobilismo, ganha uma corrida quem tem o carro mais veloz e bem equipado. É como automatizar processos, isto é, um bom resultado acontece quando aplica-se tecnologia e o trabalho manual é eliminado.

Analogias à parte, o fato é que converter processos manuais em automáticos leva a diversas melhorias que justificam os investimentos. Uma delas é aumentar a escalabilidade do negócio, portanto, sua empresa passa a fazer mais, sem que isso signifique custos proibitivos.

Afinal, nem todo mundo pode ser como o heptacampeão Michael Schumacher, que pilotava utilizando o câmbio manual — e, aliás, foi o último a vencer um campeonato de Fórmula 1 dessa forma.

Na sequência, veja como é possível fazer a automação que vai tornar sua empresa mais competitiva e como um software ajuda nessa tarefa. Não fique para trás nesta prova!

Elimine operações lentas

Automatizar processos significa mais agilidade. Bons exemplos para entender isso podem ser verificados em padarias, bares e restaurantes. Em alguns deles, os garçons e atendentes registram pedidos em palmtops conectados a uma rede interna. Instantânea e simultaneamente, a solicitação segue para a cozinha e para o caixa, onde será registrada e devidamente faturada.

Agora, imagine se essa sequência tivesse que ser feita da maneira tradicional, em que o pedido é anotado em papel. Em seguida, ele teria que ser levado para o caixa, onde seria feito o registro e emissão de nota fiscal, para só então mandar a ordem para a cozinha. Se preferir, a ordem pode ser invertida. Tanto faz.

E se esse exemplo não parece suficiente para ilustrar, talvez o de um estoque monstruoso como da Boeing ajude a entender melhor como a automatização é importante.

Localizada em Everett, nos Estados Unidos, a montadora de aviões entrou para o Guinness, o livro dos recordes, como a dona do maior edifício do mundo em volume. São 13,3 milhões de metros cúbicos, em que circulam pessoas, veículos e muitas, muitas peças e componentes.

Para se ter uma noção das dimensões do local, basta dizer que, nele, caberiam quase 20 Maracanãs, com direito às suas construções adjacentes.

Imagine ter que coordenar processos em uma área industrial tão grande sem a ajuda da tecnologia? Ou, se assim não fosse, como organizar as rotinas, fluxos de trabalho, montagem de aeronaves e manutenção apenas com recursos analógicos?

Mapeie todos os processos

Contar com as facilidades que só a automação pode oferecer ganha importância cada vez maior. Um caso de sucesso que evidencia o potencial transformador da tecnologia, nesse caso, é mostrado pela Hubspot.

A empresa, que desenvolve sistemas de CRM e soluções de marketing digital, foi parceira da Sky.One na automação de rotinas e nos fluxos de comunicação.

Ao longo da jornada, diversos processos em marketing digital, que antes não eram claramente identificados, foram mapeados, passando a integrar um fluxo consistente de tarefas. Envio de e-mails, postagens em blog e publicações em redes sociais foram os alvos prioritários.

O resultado, segundo a Hubspot, foi um aumento no tráfego orgânico de 670% no período de 14 meses. Parece muito tempo, mas se você considerar que se trata de um negócio B2B, perceberá que se trata de um feito notável.

Obtenha incremento em BI

Por outro lado, a tecnologia, por si só, não é garantia de sucesso. Afinal, a automação existe para tornar as atividades humanas mais precisas, ágeis e seguras com o suporte da informática.

Veja o já citado exemplo de Schumacher na F1. Quantos pilotos não contavam com carros de tecnologia superior, mas mesmo assim não foram páreos para o alemão?

A verdade é que automatizar processos é parte de um conjunto de melhorias que faz parte de um conceito mais amplo, o de Business Intelligence (BI). A Inteligência de Negócios, para falar em bom português, é certamente uma das consequências mais benéficas nesse sentido.

Isso porque a automação tira as pessoas de tarefas mecânicas e que, por isso, exigem grande esforço e muito tempo para sua execução. Desta forma, o trabalho ganha agilidade, já que é liberada mão de obra.

Setores nos quais aplicar

A vantagem nisso tudo é que toda e qualquer empresa pode se beneficiar do salto de qualidade que a automação proporciona. Avance na leitura e confira quais são:

Financeiro

Um desafio recorrente em boa parte das empresas, em especial as varejistas, é o controle e gestão do fluxo de caixa. Registrar diuturnamente todos os valores que entram e saem dos repositórios financeiros é, sem dúvida, um dos pontos mais sensíveis em negócios de alta rotatividade.

Estoque

Outro fluxo que demanda agilidade e eliminação de processos manuais é o de estoque. Neste setor, a entrada de mercadorias precisa ser acompanhada com máxima atenção, em virtude do lançamento em inventário e posterior repasse ao setor de vendas.

Além disso, o estoque deve operar integrado às compras. Assim, diante de tantas operações coordenadas, seria quase impossível gerir sem contar com a tecnologia.

Compras

Além da coordenação com o estoque e as vendas, o setor de compras tem seus próprios fluxos internos que pedem soluções no sentido de promover mais agilidade.

É o que acontece em processos de cotação de compras, em que a coleta e registro de muitas cotações podem ser feitos com uma ferramenta de automação.

Marketing

Você viu no exemplo da Hubspot como o marketing, principalmente o digital, está ligado umbilicalmente à automação. Além de ajudar na execução das tarefas, automatizar esse setor também é fundamental para organizar e estruturar dados para posterior interpretação.

Afinal, de que serviriam os relatórios de Analytics sem que tamanho volume de informação fosse estruturado? A automação ajuda a superar esse desafio.

Vale lembrar que Analytics podem ser entendidos como relatórios do tipo gerencial. Ou seja, toda e qualquer compilação de dados sobre desempenho em negócios.

Sendo assim, agora que você sabe como automatizar processos — pelo menos nos seus aspectos elementares —, a decisão está nas suas mãos. Avalie as necessidades em sua empresa, converse com outros líderes e trace objetivos. Certamente você chegará à conclusão de que a relação custo x benefício compensa!

Entre em contato com a Linear e confira de perto como vamos ajudar seu negócio a crescer com o apoio da tecnologia. Estamos te esperando!